Lo que nadie te cuenta antes de montar un festival de 20.000 personas
Hay una frase que repetimos tanto en nuestro departamento de producción de eventos que casi se ha convertido en lema interno: «aquí no ha pasado nada». Se dice justo después de que sí haya pasado algo —un generador que falla, un permiso que llega tarde, un artista que cambia el setlist media hora antes de salir— y el público, desde su sitio, no se entera de nada de eso. Ve un festival que empieza puntual, un concierto que suena perfecto, una gala que fluye sin cortes. Esa sensación de normalidad es, en realidad, el producto más difícil de fabricar de todos.
Llevamos años produciendo eventos de escalas muy distintas: desde festivales como Vive Latino España, Zaragoza Florece o Dipufest, hasta conciertos de artistas como Aitana en el Príncipe Felipe, Bunbury en la Romareda o Alejandro Sanz, pasando por espectáculos como el Festival Luce o encuentros gastronómicos como Huesca es Dulce. Cada uno tiene su propia complejidad, pero todos comparten la misma regla no escrita: si el público nota que algo se está gestionando en tiempo real, algo ha fallado en el proceso.
Seis meses antes de la primera nota
Un evento no empieza el día del evento. Empieza meses antes, con una fase que casi nunca se ve reflejada en ninguna crónica ni en ninguna foto: la negociación de permisos municipales, los estudios de aforo, la coordinación con seguridad, sanidad, bomberos, la contratación de proveedores técnicos, los planes de movilidad para miles de personas entrando y saliendo del mismo espacio en un margen de horas… En un festival como Zaragoza Florece, por ejemplo, esa fase de planificación puede ser más larga que el propio evento multiplicado por diez. Nadie aplaude esa parte. Es, sin embargo, la que determina si el resto sale bien.
El promotor no es el público
Uno de los matices que menos se entiende desde fuera es que, en festivales y conciertos, nuestro cliente casi nunca es la persona que compra la entrada. Es el promotor. Eso cambia por completo la naturaleza del encargo: no estamos comunicando directamente a un público final, estamos ejecutando la visión de alguien que ya tiene un artista, un aforo y unas expectativas cerradas, y nuestro trabajo es convertir eso en una experiencia que funcione sobre el terreno, sin fisuras, dentro de un margen de error que tiende a cero. En un concierto como el de Bunbury en la Romareda, nosotros ponemos que todo lo que hay entre cartel y el escenario real funcione sin que nadie note el engranaje.
De la gala de 50 personas al festival de 20.000
Producir un evento corporativo pequeño y producir un festival de masas no son la misma disciplina con diferente tamaño, aunque lo parezca desde fuera. Un evento corporativo se juega el todo o nada en el detalle: el timing exacto de una intervención, la coherencia de marca en cada elemento, el cuidado de veinte invitados concretos con nombre y apellido. Un festival como Vive Latino España o un espacio como Zity se juegan la partida en la logística de masas: flujos de personas, tiempos de evacuación, redundancias técnicas por si algo falla, porque a esa escala algo siempre falla en algún punto de la cadena. Lo que sí se traslada de un formato a otro es la misma obsesión: que el asistente, sea uno o sean veinte mil, no perciba ni un solo hilo suelto.
El plan B que nadie ve
Todo evento al aire libre tiene un enemigo silencioso: el tiempo. Todo evento con un artista de gira tiene otro: los cambios de última hora, desde un setlist que se reordena hasta una petición técnica que llega tres horas antes de la prueba de sonido. La producción de eventos, en el fondo, es la disciplina de tener siempre un plan B preparado y cruzar los dedos para no necesitarlo. Cuando hace falta usarlo —y en la escala en la que trabajamos, tarde o temprano siempre hace falta— la medida del éxito no es que no haya pasado nada. Es que nadie, salvo el equipo, se entere de que sí ha pasado.
Esa es, al final, la verdadera definición del oficio: no es que los eventos salgan bien porque no surgen problemas, es que salen bien porque se han previsto casi todos los problemas antes de que ocurran, y para los que no se pueden prever, hay un equipo entrenado para resolverlos en directo sin que se note el esfuerzo. Aquí no ha pasado nada. Esa frase, dicha con la sonrisa de quien acaba de apagar un incendio literal o metafórico a diez metros del escenario, es probablemente el resumen más honesto que podemos hacer de a qué nos dedicamos.
